Inibaru.id - Salah satu hal yang menjadi pertimbangan perlunya aplikasi absensi online adalah fiturnya yang sangat canggih dan mudah digunakan. Salah satu aplikasi absensi terbaik adalah Talenta yang dapat kamu akses pada tautan berikut: https://www.talenta.co/fitur/attendance-management/aplikasi-absensi-kehadiran-karyawan-online/.

Fitur yang Dimiliki Aplikasi Absensi Online

1. Attendance (Absensi)

Karyawan bisa melakukan absensi dari mana saja dan dilengkapi dengan sistem GPS Based yang memudahkan perusahaan dalam memantau keberadaan karyawan secara real time. Serta analisa absensi secara otomatis dalam melihat kedisiplinan karyawan.

2. Working Schedule

HR Perusahaan bisa melakukan pengaturan jadwal kerja bagi setiap karyawan karena adanya fitur pengaturan jam kerja karyawan yang lebih memudahkan HR dalam mengatur jam dan hari kerja masing-masing karyawan.

3. Overtime (Lembur)

Karyawan bisa mengisi sendiri permintaan lembur dari mana saja karena hanya lewat aplikasi bisa langsung melakukan permintaan lembur sebelum dilakukan approval lembur oleh HR. Selain itu juga pencatatan lembur karyawan dapat dilakukan secara otomatis sebagai bahan laporan dan dalam menganalisa keefektifan performa karyawan.

4. Cuti – Izin Kerja

Karyawan bisa mengajukan permintaan izin atau cuti dari mana saja. Karena aplikasi ini dilengkapi dengan fitur cuti/izin oleh karyawan sebelum di approval oleh HR. sistem juga akan secara otomatis mendata cuti atau izin karyawan yang mengajukan.

Bahkan untuk bukti yang lebih akurat, karyawan juga bisa mengupload bukti izin melalui aplikasi berupa softcopy/foto surat sakit dari dokter ataupun bukti lain yang dibutuhkan perusahaan. Namun, untuk efektivitas kerja, biasanya HR sudah mengatur pembatasan maksimal cuti atau izin bagi para karyawan agar operasional perusahaan berjalan dengan lancar.

5. Employee Database (Database Karyawan)

HR bisa mengisi dan mengundang karyawan untuk menggunakan aplikasi absensi online dengan mudah. Pasalnya, di aplikasi ini sudah dilengkapi dengan fasilitas data karyawan yang lebih mudah dan HR bisa melakukan pengaturan jadwal kerja, jadwal cuti, lokasi absensi, pembatasan waktu pengajuan cuti, dan juga pengisian data karyawan.

6. Pencatatan Kehadiran Secara Otomatis

Karyawan bisa melakukan absensi sesuai jam waktu kerja dari rumah. Dengan aplikasi ini, karyawan tidak perlu repot memberi kabar HR atau datang ke kantor untuk absen. Karena HR dapat melihat dan mencetak absensi karyawan secara otomatis kapanpun tanpa menunggu akhir bulan. Justru dengan ini dapat memudahkan kinerja HR perusahaan.

7. Monitoring  Karyawan

Fitur ini sangat efektif untuk memantau karyawan yang pekerjaannya lebih banyak di luar kantor. Misalnya, monitoring karyawan sales. Aplikasi absensi online ini juga sudah terintegrasi oleh GPS, jadi bisa digunakan untuk monitoring karyawan sales atau marketing yang sedang meeting di luar, mengunjungi klien atau melakukan kunjungan ke kantor cabang. Dengan fitur ini, kemungkinan karyawan menggunakan waktu untuk keperluan di luar pekerjaan, akan bisa diminimalkan.

8. Reimbursement

Fitur ini membuat karyawan bisa melakukan reimbursement Online serta memungkinkan karyawan lebih cepat mengirimkan data, serta mendapatkan hasil reimburse.

9. Lend app

Fitur lend app juga terdapat di beberapa aplikasi absensi online, dengan fitur ini membuat karyawan tetap bisa melakukan absensi menggunakan ponsel lain. Jadi, karyawan tetap bisa absen kehadiran meskipun karyawan tidak membawa smartphonenya atau sedang kehabisan baterai. Namun fitur ini sudah sangat jarang digunakan, apalagi di masa pandemi pastinya akan lebih mudah jika karyawan terbiasa menggunakan smartphone nya dari rumah untuk absensi.

Di zaman yang teknologinya kian canggih ini harus dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. Karena teknologi ini justru lebih memudahkan perusahaan dan meminimalisir biaya oleh perusahaan. Sudah saatnya perusahaan menerapkan cara baru yang lebih efektif dan efisien dalam memantau karyawannya. Karena bagaimanapun karyawan merupakan aset besar perusahaan.

Kini sudah banyak penyedia aplikasi absensi online gratis yang bisa di coba terlebih dahulu dalam mengatur dan mengelola karyawan. Software absensi online untuk karyawan ini layak dijadikan pilihan karena mudah digunakan, simple, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Harganya juga relatif terjangkau, bahkan cocok digunakan bagi UMKM. Tunggu apalagi, coba aplikasi absensi online dan kamu bisa merasakan sendiri manfaat dan keunggulannya.

Manfaat Aplikasi Absensi Online

1. Tepat diaplikasikan bagi perusahaan yang menerapkan WFH

Sebelum pandemi Covid-19 melanda, mungkin perusahaan yang menerapkan konsep WFH bisa dihitung jari. Kebutuhan absensi jarak jauh pun bukan jadi prioritas bagi perusahaan.

Namun dengan adanya pandemi membuat banyak pebisnis semakin sadar bahwa mereka perlu melakukan adaptasi. Salah satunya adalah melalui sistem kehadiran yang tadinya harus di kantor, kini bisa digunakan secara online.

Pandemi membuat perusahaan yang bergerak di bidang non esensial mewajibkan karyawannya untuk bekerja di rumah atau WFH untuk meminimalisir penyebaran Covid-19. Dengan perusahaan menetapkan WFH, tentu penggunaan mesin absensi tidak lagi bisa dioptimalkan.

Solusi menerapkan sistem kehadiran berbasis online pada akhirnya menjadi solusi yang paling ideal saat menghadapi situasi WFH. Mari kita lihat bagaimana sistem kehadiran online Talenta bekerja.

Talenta memiliki fitur bernama Live Attendance yang memungkinkan karyawan dapat melakukan absensi di mana saja pada aplikasi mobile Talenta.

Karyawan dapat absen dengan cara selfie dan sistem dapat mengetahui lokasi di mana karyawan absen. HR juga dapat memanfaatkan fitur ini untuk mengetahui apakah karyawan benar-benar WFH atau tidak.

Nantinya, setelah karyawan berhasil submit absensi, data akan ter-update ke sistem secara realtime. HR juga tidak perlu lagi merekap absen setiap bulannya.

2. Efisiensi biaya

Penggunaan sistem kehadiran online bisa dibilang lebih efektif secara biaya. Pasalnya, kamu tidak perlu lagi membeli perangkat ekstra untuk memulainya. Berbeda dengan mesin absensi di mana kamu harus membeli perangkatnya.

Karena umumnya mengandalkan teknologi cloud, sistem ini dapat dijalankan tanpa memiliki perangkat seperti server. Cukup laptop bagi HR atau smartphone bagi karyawan, setelah software dipasang dan segala kebutuhan absensi sudah di-setup, aplikasi absensi online sudah dapat digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan. Biayanya pun relatif lebih murah dibanding perawatan dan pembelian mesin absensi lainnya.

Kesimpulan Terkait Keunggulan Aplikasi Absensi Online

Itulah tadi beberapa alasan mengapa kamu perlu migrasi dan mulai menerapkan sistem kehadiran online di perusahaanmu.

Meski nampaknya sederhana, tapi dengan adanya absensi online ini perusahaanmu dapat menghilangkan beberapa obstacle yang mungkin selama ini menjadi kesulitan.

Diantaranya:

• Tidak ada lagi waktu terbuang dalam merekap data absensi dan menghitung gaji karyawan. Sistem absensi online akan selalu update datanya secara realtime berdasarkan absensi yang masuk setiap saat.
• Menghemat biaya. Harganya relatif murah jika dibandingkan mesin absensi lainnya, selain itu minim instalasi karena berbasis HRIS cloud.
• Kurangi kecurangan. Karyawan kini tidak lagi bisa menitipkan absen mereka karena sistem online jauh lebih aman dibanding metode lain.
• Solusi saat menerapkan WFH dan karyawan lapangan. Karyawan yang tidak bisa datang ke kantor dapat absen dengan mudah di mana saja.

Talenta by Mekari merupakan software HRIS yang dapat menjadi solusi untuk mengatasi permasalahan absensi di perusahaanmu.

Tertarik untuk mencoba demo Talenta secara gratis? Daftarkan perusahaanmu segera dengan mengunjungi website talenta.co. (Ads/E01)