Mengenal Aplikasi HR, Jenis, dan Manfaatnya untuk Bisnis

Mengenal Aplikasi HR, Jenis, dan Manfaatnya untuk Bisnis
Aplikasi ini memiliki berbagai macam fitur yang dapat membantu HR dalam mengelola administrasi karyawan yang lebih efisien. (Mekari) 

Tugas dan tanggung jawab HRD memang cukup rumit apalagi kalau jumlah karyawannya cukup banyak. Namun saat ini sudah banyak aplikasi pendukung yang dapat membantu kerja HRD. Apa saja sih aplikasi HR Indonesia yang membantu HRD menyelesaikan tugas?

Inibaru.id - Mengurus karyawan atau SDM di dalam kantor adalah hal yang cukup rumit apalagi jika jumlah karyawannya cukup banyak. Setiap bulannya HRD harus bekerja cukup keras untuk mengurus masalah penggajian, absensi, belum lagi soal human error yang terjadi di kantor tersebut. Masalah ketenagakerjaan mulai dari rekrutmen sampai dengan pengelolaan karyawan memang menjadi tugas HRD.

Dengan tugas dan tanggung jawab yang besar ini HRD bisa menggunakan aplikasi pendukung untuk mempermudah melakukan pekerjaan. Misalnya penggunaan aplikasi absensi online atau yang lainya.

Tentang Aplikasi HR

Aplikasi HR adalah suatu sistem yang mampu mengolah dan menyimpan data karyawan dengan jumlah yang banyak. Data karyawan yang dimaksud adalah absensi, penggajian, pajak, dan sebagainya yang mempengaruhi performa karyawan tersebut.

Semua data tersebut terintegrasi dengan baik dalam database aplikasi HR dan akan menghasilkan suatu informasi demi kepentingan keputusan bisnis perusahaan.

Banyak orang yang mengira bahwa dengan aplikasi HR keluaran tercanggih masa kini dapat menggantikan staf HR.

Padahal tidak seperti itu. Posisi staff HR tidak akan tergantikan karena manusia lain selalu membutuhkan manusia lainnya dalam pengelolaan kemampuan dan pendekatan personal mereka.

Aplikasi HR memiliki tugas utama untuk membantu tim HR mengolah data dan elemen karyawan yang ada sehingga kinerja jauh lebih cepat dan cermat, bukan menggantikan. Jadi, peran tim HR dalam perusahaan tetaplah penting dan tak tergantikan.

Jenis Aplikasi HR

Apa saja sih Aplikasi HR Indonesia yang membantu HRD menyelesaikan tugas? Berikut ulasanya untuk Anda.

1. Aplikasi Absensi Online

Di masa pandemi ini, apakah kantor mu masih melakukan WFO atau tetap bekerja dari rumah? Aplikasi absensi online adalah satu aplikasi yang sangat dibutuhkan HRD untuk menyelesaikan tugasnya dalam memantau dan mendata absensi karyawan. Selain untuk memantau performa kerja karyawan, aplikasi ini juga mempengaruhi kemudahan HRD untuk merekap data yang berguna untuk masalah penggajian.

Pun Aplikasi HR Indonesia ini adalah salah satu penerapan ESS atau Employee Self Service di kantor, dimana karyawan bisa melakukan layanan kantor secara mandiri. Misalnya mereka tidak menggunakan absensi yang berpaku pada kantor lagi seperti penggunaan fingerprint namun bisa secara mandiri menggunakan perangkat pribadi untuk absen.

Aplikasi absensi online cukup membantu HRD karena memiliki satu dapur absensi yang menampilkan data keseluruhan karyawan secara digital, pun masalah keterlambatan atau izin dan cuti juga bisa dihandle dengan mudah menggunakan aplikasi absensi online ini. Pun aplikasi absensi online ini membantu absensi karyawan saat WFH sehingga cukup absen dari rumah menggunakan perangkat mereka, absen sudah bisa terinput dengan baik di data HRD.

Sehingga jika karyawan datang terlambat, izin, maupun lembur bisa diketahui dengan baik karena otomatis terinput di dapur absensi tersebut. Salah satu jenis aplikasi absensi online yang cukup populer dan banyak digunakan adalah aplikasi absensi online Mekari yakni aplikasi absensi online terpercaya dan banyak dipilih untuk menyelesaikan masalah absensi karyawan.

2. Aplikasi Recruitment Karyawan

Aplikasi HR selanjutnya yang bisa membantu HRD untuk meringankan tugasnya adalah aplikasi recruitment karyawan. Sekarang ini melakukan recruitment karyawan bisa dilakukan secara online dengan mudah, ada banyak aplikasi yang mendukung HRD untuk melakukan recruitment online ini. Misalnya Jobstreet, Linkedin maupun Glints. Ini adalah aplikasi untuk menyampaikan lowongan kerja kepada masyarakat umum secara online dari sini HRD bisa lebih mudah untuk melakukan pengecekan kepada pelamar.

Sekarang fitur yang diberikan aplikasi lowongan kerja ini cukup lengkap, informasi data diri, pengalaman, pendidikan, informasi pengalaman kerja pelamar bisa diketahui dengan mudah. Menggunakan aplikasi recruitment ini, HRD bisa mendapatkan kandidat terbaik dengan mudah berdasarkan informasi dari akun dan CV pelamar secara online tersebut. Tidak perlu membuka kertas lamaran satu persatu karena lamaran bisa diakses dan di periksa melalui layar komputer saja.

Untuk masalah wawancara pelamar pun juga bisa dilakukan secara online menggunakan aplikasi video online seperti Google Meet maupun Zoom, sehingga HRD bisa menemukan kandidat yang tepat tanpa perlu bertatap muka langsung. Cara ini banyak digunakan di masa pandemi seperti ini untuk mengurangi resiko penyebaran virus Covid-19 sehingga melakukan recruitment karyawan menggunakan media online. Apakah kamu sudah pernah menggunakan layanan online ini untuk proses rekrutmen karyawan di kantor??

3. Aplikasi Payroll

Aplikasi payroll adalah aplikasi penggajian karyawan yang cukup populer beberapa waktu belakangan ini. Aplikasi payroll adalah aplikasi yang bisa dipilih untuk memudahkan kinerja HRD sehingga untuk masalah penggajian yang rumit bisa di handle dengan baik. Masalah penggajian karyawan ini sangat tergantung dengan potongan dan absensi karyawan sehingga sistem payroll harus terintegrasi dengan aplikasi absensi online agar bisa otomatis memberikan informasi soal absensi karyawan jadi potongan, denda, bonus, dan lain-lain bisa langsung  otomatis terhitung menjadi hasil akhirnya.

Aplikasi payroll ini memudahkan HRD setiap bulannya apalagi untuk mengurus penggajian karyawan yang jumlahnya ratusan bahkan ribuan karyawan akan cukup rumit. Dengan aplikasi payroll ini tugas mudah, cepat dan menghemat waktu dengan baik.

4. Aplikasi Meeting Online

HRD pastinya banyak memiliki agenda rapat baik dengan atasan maupun dengan karyawan perusahaan untuk berkoordinasi untuk masalah pekerjaan. Di masa pandemi ini, untuk memudahkan rapat kerja ada aplikasi meeting online yang membantu HRD untuk tetap bisa meeting dengan siapa saja dengan mudah. Beberapa jenis aplikasi meeting yang bisa dimanfaatkan adalah zoom dan google meet. Meeting masalah masalah kerja dan karyawan pun bisa  dilakukan dengan mudah dan cepat.

Aplikasi meeting ini juga bisa dibuat berjadwal sehingga jika memiliki banyak agenda meeting, ada pengingat yang bisa membantu untuk mengingatkan jadwal meeting. Baik meeting kecil maupun meeting untuk ukuran besar, menggunakan aplikasi meeting online ini bisa dilakukan dengan mudah.

Manfaat Menggunakan Aplikasi HR

1. Lebih Sedikit Dokumen

Dengan perangkat lunak HR berbasis cloud, semua file sekarang dapat disimpan dengan aman di cloud dan diakses secara instan dengan aplikasi seperti Box, Google Drive, dan Dropbox. Karena data disimpan secara digital, karyawan HR dapat mencari dan mencetak file dari solusi HR cloud dalam hitungan detik.

2. Penilaian Kinerja Secara Real Time dan Akurat

Salah satu tugas HR adalah menilai kinerja karyawan. Penilaian sebelumnya melibatkan dokumen yang tak ada habisnya dan membutuhkan banyak waktu untuk mengumpulkan data.

Dengan perangkat lunak aplikasi HR, kinerja karyawan dilacak secara otomatis dalam waktu nyata. Analisis data memanfaatkan dasbor dan laporan bawaan serta pembelajaran mesin. Solusi aplikasi HR membantu tim HR menerapkan sistem baru yang tepat atau memberikan pelatihan tambahan hanya dalam hitungan jam.

3. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Sistem aplikasi HR memanfaatkan data besar dan teknologi seluler untuk melibatkan karyawan. Misalnya, hanya dalam hitungan menit, HR dapat mengirimkan survey pulsa kepada karyawan untuk mengumpulkan umpan balik tentang bagaimana perusahaan dapat melayani mereka dengan lebih baik. Sistem aplikasi HR juga dapat membantu melacak jam, dan mengelola penggajian karyawan.

Tanpa pertanyaan, tim HR telah belajar selama dekade terakhir bahwa keterlibatan karyawan adalah sumber keunggulan kompetitif yang penting. Keterlibatan mendorong tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi, berbagi pengetahuan, minat dari pelamar baru, dan kelincahan bisnis. Jika digunakan secara efektif, perangkat lunak SDM dapat digunakan untuk membantu memanusiakan tempat kerja dan meningkatkan retensi jangka panjang.

4. Akses Informasi 24/7

Perangkat lunak aplikasi HR memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi penting tentang gaji dan tunjangan mereka kapan saja, di mana saja. Mereka dapat dengan mudah melihat berapa banyak gaji, pajak, dan banyak lagi.

Dengan sistem SDM yang lebih kuno, karyawan biasanya mengakses informasi SDM melalui sistem telepon. Cara ini tidak bisa tersedia setiap saat dan memakan waktu yang lebih lama. Dengan adanya sistem Cloud, tentu akan mempermudah untuk mengakses informasi tersebut.

Sistem aplikasi HR juga memudahkan karyawan untuk mengubah pengaturan gaji dan tunjangan. Seorang karyawan yang menggunakan sistem HR cloud dapat mengatur setoran langsung, mengubah asuransi kesehatan mereka, dan lainnya tanpa bantuan dari profesional HR.

5. Penerapan Cepat dengan Aplikasi HR

Perangkat lunak SDM sebagai layanan mudah digunakan dan dikelola. Berdasarkan masukan pengguna akhir dalam ulasan, ini juga lebih mudah dibandingkan dengan sistem HR mandiri atau lama. Dengan perangkat lunak HR sebagai layanan, Anda tidak perlu mengkhawatirkan pembaruan atau pemeliharaan keamanan apa pun, karena tugas ini dikelola oleh penyedia SaaS.

6. Lebih Murah

Sistem HR berbasis cloud menawarkan nilai lebih dengan biaya dimuka yang lebih rendah daripada perangkat lunak manajemen HR yang berpemilik. Setelah diterapkan, solusi cloud segera mulai menghasilkan pengembalian yang layak, termasuk data yang lebih baik dan penghematan waktu. Artinya, perusahaan Anda memiliki lebih banyak sumber daya untuk meningkatkan produk atau berfokus pada kepuasan karyawan.

Solusi aplikasi HR menyediakan fitur layanan mandiri untuk karyawan. Fitur-fitur ini memungkinkan karyawan untuk menerima dan membuat perubahan pada tunjangan mereka sendiri. Fitur swalayan menurunkan beban kerja profesional HR, yang berarti lebih sedikit staff HR yang dibutuhkan untuk mengelola sistem HR. Dengan aplikasi HR, staf dapat fokus pada kebutuhan HR lainnya.

Ada banyak sekali Aplikasi HR Indonesia yang membantu HRD untuk mengurus masalah ketenagakerjaan dan kantor, manfaatkan aplikasi ini untuk memudahkan kinerja dan menghemat waktu sehingga bisa digunakan untuk mengurus masalah lainnya, salah satu aplikasi yang membantu HRD adalah aplikasi absensi online Mekari Talenta.

Aplikasi HR Indonesia Mekari Talenta, Solusi Mengatur Kepegawaian

Aplikasi ini memiliki berbagai macam fitur yang dapat membantu HR dalam mengelola administrasi karyawan yang lebih efisien. Salah satu fitur unggulannya adalah manajemen absensi menggunakan Live Attendance.

Dengan absen online ini, karyawan dapat melakukan absensi di mana saja tanpa perlu mengandalkan mesin sidik jari hingga sistem dapat mencatat data kehadiran secara otomatis.

Lewat aplikasi mobile, karyawan hanya perlu melakukan selfie dan data absensi karyawan secara otomatis dapat disimpan di dalam sistem.

Selain itu, terdapat juga fitur menghitung serta pembayaran payroll secara otomatis yang dapat diintegrasikan dengan fungsi absen online yang mencatat kehadiran secara otomatis. Jadi ketika memasuki periode payroll, HR tidak perlu lagi menghitung gaji karyawan secara manual karena gaji karyawan dapat dihitung secara otomatis melalui sistem.

Tertarik menggunakan Mekari Talenta dan mempelajari fitur-fitur lainnya? Anda bisa mencoba fitur-fiturnya secara gratis dengan mendaftarkan demo produknya di websitenya. Yuk, coba sekarang! (ADV/IB01/E01)