Inibaru.id -Bayangkan bagaimana jika gaji tidak dibayarkan secara akurat atau ada penundaan pencairan gaji. Penyimpanan seperti itu dapat menurunkan moral karyawan dan pada akhirnya mempengaruhi produktivitas bisnis.
Sementara, memastikan pembayaran gaji akurat dan tepat waktu adalah penting, mematuhi berbagai undang-undang dan peraturan seperti undang-undang tentang perburuhan, PT, dan kepatuhan hukum lainnya juga penting. Ketidaktahuan ini dapat menimbulkan konsekuensi hukum dan keuangan yang serius.
Untuk memastikan bahwa karyawan anda puas dan anda mematuhi hukum, Anda perlu memiliki pemahaman yang tepat tentang apa itu Payroll system Indonesia dan bagaimana menjalankan Payroll secara efektif.
Mengenal Definisi Payroll
Payroll (Penggajian) didefinisikan sebagai proses pembayaran gaji kepada karyawan perusahaan. Dimulai dengan menyiapkan daftar karyawan yang harus dibayar dan diakhiri dengan mencatat pengeluaran tersebut.
Ini adalah proses rumit yang membutuhkan tim yang berbeda seperti penggajian, SDM, dan keuangan untuk bekerja sama. Namun, bisnis dapat mengelola semua kerumitan secara mudah dengan memilih teknologi modern.
Sederhananya, prosesnya melibatkan sampai pada apa yang menjadi hak karyawan untuk Siklus tertentu setelah menyesuaikan pemotongan yang diperlukan seperti TDS, Kontribusi, PF karyawan, kupon makanan, dll.
Siklus Payroll system Indonesia adalah kesenjangan waktu antara dua perhitungan gaji. Bisnis dapat memilih untuk membayar gaji secara mingguan, dua mingguan, atau bulanan. Umumnya diproses setiap bulan di Indonesia.
Dengan kata lain, Payroll system Indonesia adalah proses bisnis membayar karyawan. Menjalankan hal ini terdiri dari menghitung pendapatan karyawan dan memfaktorkan pajak gaji yang sudah ditetapkan oleh pemerintah. Istilah Payroll juga merujuk pada :
● Catatan keuangan bisnis karyawan
● Pembagian gaji pegawai
● Catatan tahunan gaji karyawan
Payroll bisa menjadi biayaoverheadterbesar bisnis. Dan proses Payroll system Indonesia yang terbilang rumit. Tetapi memahami setiap komponen Payroll system Indonesia dapat membantu anda lebih memahami keuangan bisnis Anda. Dan itu dapat membantu memastikan Anda tetap mematuhi undang-undang pajak.
Apa Saja Fungsi Payroll?
Payroll system Indonesia adalah daftar karyawan yang dibayar oleh perusahaan. Penggajian juga mengacu pada jumlah total uang yang dibayarkan menjinakkan kepada karyawan. Sebagai fungsi bisnis berfungsi untuk :
- Mengembangkan kebijakan gaji organisasi termasuk tunjangan fleksibel, kebijakan pencairan, curi, dll.
- Mendefinisikan komponen slip gaji seperti basic, variable pay, HRA, dan LTA.
- Mengumpulkan input penggajian lainnya (misalnya, vendor makanan organisasi dapat memberikan informasi tentang jumlah yang akan diperoleh kembali dari karyawan untuk makanan yang dikonsumsi).
- Perhitungan aktual dari gaji kotor, pemotongan undang-undang maupun non undang-undang, sampai pada gaji bersih.
Komponen Penting dalam Payroll System Indonesia
Ada banyak komponen proses dalam hal ini. Kami telah memecah setiap komponen menjadi 3 kategori :
1. Informasi Karyawan
Sebelum membayar karyawan mereka harus memberi Anda beberapa informasi.
Pertama, mereka harus melengkapi formulir W-4. semua karyawan harus mengisi formulir ini segera setelah Anda mempekerjakan mereka. W-4 memberi informasi tentang pemotongan pajak penghasilan karyawan. Ini juga mencakup informasi pribadi karyawan, seperti nama, alamat, dan nomor jaminan sosial mereka. Semua informasi ini akan membantu anda memproses penggajian dan mendistribusikan cek gaji karyawan.
2. Gaji dan Upah
Kategori kedua adalah gaji karyawan. Entah Anda membayar karyawan gaji tahunan atau upah per jam. Karyawan yang digaji mendapatkan jumlah tetap per periode pembayaran. Penerima upah, atau karyawan per jam, mendapatkan tarif per jam. Payroll system Indonesia pada karyawan dapat menunjukkan gaji kotor, waktu kerja, uang lembur, kontribusi manfaat dan penggantian, pendapatan tambahan, dan gaji bersih.
3. Potongan
Pengurangan adalah jumlah yang dikeluarkan dari gaji karyawan untuk pajak atau tujuan lain. Pengurangan umum termasuk pajak gaji, pemotongan gaji, pemotongan upah, dan pengurangan tunjangan.
Siklus dalam Proses Payroll System Indonesia
Ada 3 tahapan pemrosesan Payroll System Indonesia :
1. Pra-Payroll
Sub tahap disini termasuk mendefinisikan kebijakan penggajian, mengumpulkan semua input penggajian dari departemen yang berbeda dan memvalidasi input tersebut.
Mendefinisikan kebijakan penggajian pada dasarnya berarti menstandarisasi kebijakan seputar pencairan cuti, pembayaran lembur, kebijakan kehadiran, tunjangan, dan tunjangan lainnya .
Kemudian tugas selanjutnya adalah mengumpulkan semua input untuk pemrosesan penggajian untuk setiap karyawan seperti jumlah hari hadir dan absen, total lembur yang dilakukan, data dari kantin, penyedia transportasi, dan departemen terkait lainnya.
Data yang dikumpulkan kemudian divalidasi terhadap kebijakan perusahaan, diperiksa apakah diatur dalam format yang benar, dan kemudian dikirim untuk pemrosesan yang sebenarnya.
2. Actual Payroll
Pada tahap selanjutnya, semua data dihitung, biasanya melalui perangkat lunak, yang memberi Anda jumlah bersih yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan setelah semua pemotongan diperlukan.
3. Post Payroll
Tahap terakhir ini termasuk mematuhi kepatuhan hukum dengan membayar otoritas seperti EPFO, Departemen IT dan ESI, pembayaran melalui tunai, cek, atau transfer bank. Serta pelaporan yang melibatkan pembuat laporan yang akurat untuk analisis dan tindakan lebih lanjut.
Manfaat Payroll
1. Bagi Karyawan
Untuk karyawan, adanya sistem payroll bermanfaat untuk mengetahui laporan gaji tiap bulan. Sehingga setiap karyawan dapat memiliki gambaran yang jelas mengenai berapa gaji bersih yang diterima setiap bulan dengan persentase potongan pajak, termasuk tunjangan-tunjangan lainnya.
Sistem payroll juga dapat memudahkan karyawan mengetahui slip gaji. Bisa saja setiap bulannya besaran gaji yang diterima oleh karyawan berbeda. Hal itu disebabkan oleh beberapa alasan tertentu, di antaranya seperti:
● Absen dengan tanpa alasan atau keterangan apapun.
● Jatah lembur.
● Bonus karena telah mencapai target bulanan.
● Adanya potongan denda karena melakukan kesalahan yang berpotensi merugikan perusahaan.
2. Bagi Perusahaan
Sedangkan untuk perusahaan sendiri, terutama bagian administrasi atau HR yang meng-handle penggajian karyawan, adanya payroll system Indonesia bermanfaat untuk menghemat waktu. Sebab suatu perusahaan terlebih perusahaan besar tentunya memiliki jumlah karyawan yang tidak sedikit. Sehingga apabila dilakukan tanpa sistem payroll maka akan sangat memakan waktu serta dapat meningkatkan potensi kesalahan penghitungan.
Untuk itulah payroll system Indonesia digunakan untuk membantu pembagian gaji kepada seluruh karyawan serta membuat laporan gaji per bulan bagi karyawan. Manfaat lainnya, payroll system Indonesia bekerja secara otomatis sehingga apabila ada karyawan yang absen satu hari, maka sistem payroll akan secara otomatis menghitung besaran gaji untuk karyawan tersebut.
Penggajian Bukan Hanya Angka
Meskipun inti dari penggajian pada dasarnya adalah untuk membayar karyawan, penting bagi Anda untuk melakukannya dengan benar dan mematuhi hukum saat mengelolanya.
Oleh karena itu, memilih bagaimana Anda mengelola penggajian dalam perusahaan Anda adalah keputusan yang sangat penting, jadi memberikan pertimbangan menyeluruh adalah sesuatu yang harus Anda prioritaskan.
Berbagai Cara Menjalankan Payroll
Saat menyiapkan penggajian untuk membayar karyawan, Anda akan memiliki beberapa opsi untuk dipilih dan Anda harus meluangkan waktu untuk memutuskan opsi terbaik untuk Anda dan bisnis Anda.
1. Dengan Tangan
Tak perlu dikatakan, melakukan penggajian dengan tangan adalah pilihan termurah tetapi paling memakan waktu. Jika Anda memilih untuk melakukan penggajian perusahaan dengan tangan, Anda harus memastikan Anda melakukannya dengan benar dan mematuhi semua perhitungan dan pajak yang diperlukan.
Jika tidak, Anda dapat melanggar hukum dan berpotensi terkena denda yang tidak menyenangkan. Dan, jika Anda ingin membuat karyawan Anda senang dan mempertahankan tingkat retensi, Anda harus memastikan bahwa Anda membayar gaji yang benar dan tepat waktu. Melakukan kesalahan ini dan itu bisa menimbulkan konsekuensi yang menghancurkan bisnis Anda.
2. Sewa Seorang Akuntan
Sementara memiliki orang lain untuk menjalankan penggajian Anda akan membebaskan waktu Anda, tapi dapat meningkatkan biaya Anda secara signifikan.
Namun, sisi positifnya adalah bahwa akuntan profesional terbiasa bekerja dengan data dalam jumlah besar dan mampu bekerja secara efisien dan akurat dengan kesalahan minimal. Ini akan sangat meringankan pekerjaan Anda sehingga Anda bisa fokus ke hal lainnya.
Payroll System Indonesia
Pilihan termurah dan paling tidak memakan waktu adalah dengan menggunakan paket perangkat lunak untuk membantu Anda menjalankan penggajian Anda secara akurat dan efisien.
Namun, ketika memilih payroll system Indonesia, penting bagi Anda untuk meluangkan waktu untuk mempertimbangkan fitur yang dibutuhkan bisnis Anda dari perangkat lunak tersebut.
Beberapa hal yang mungkin perlu Anda pertimbangkan antara lain:
● Dapatkah perangkat lunak menghasilkan slip gaji?
● Dapatkah saya melaporkan PAYE melalui perangkat lunak?
● Dapatkah saya mencatat dan melakukan pembayaran pensiun melalui perangkat lunak?
● Apakah saya menggunakan perangkat lunak SDM online yang dirancang untuk bekerja dengan payroll system saya?
Demikian hal-hal yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih sistem penggajian menggunakan perangkat lunak dan pastikan Anda memahami alternatifnya jika mengalami error.(Ads/E01)
